2　文書は、常に整理して、その所在及び処理経過を明確にし、紛失、盗難、損傷等を防止しなければならない。

3　重要文書は、非常災害時に容易に持ち出すことができるよう明示し、あらかじめ準備しておかなければならない。

4　文書は、法令その他別に定めがあるものを除き、関係者以外の者に閲覧し、若しくは謄写させ、又は庁外に持ち出してはならない。ただし、所管課長が市長の承認を得たときはこの限りでない。

2　文書管理担当課長は、各課における文書の処理について報告を求める等随時調査して、常に適正かつ円滑に処理されるよう指導し、必要に応じ、適当な措置を命ずることができる。

2　文書取扱者は、課長をもって充てる。ただし、課長が不在のときは、課長が指定する職員が代行する。

3　文書取扱者は、所管課の文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう留意し、職員を指導してその管理に努めなければならない。

4　文書取扱者は、次に掲げる文書事務を処理しなければならない。

2　執務時間外に到着した文書は、当直に従事する職員が受領し、文書管理担当課に引き渡すものとする。

3　文書管理担当課は、受領した文書を部別に分類した後、各部の総括担当課等に配布する。

2　2以上の課に関係ある文書は、最も関係の深い課長に配布しなければならない。この場合において、当該課長はその写しを関係課長に配布しなければならない。

3　課長は、各部の総括担当課等から配布された文書を点検し、配布された文書がその課に属さないとき又は誤って配布されたものがあるときは、直ちに各部の総括担当課等に連絡の上所管課長に転送しなければならない。

2　前項の文書のうち、訴訟、異議申立て等の文書で、到着の時刻が権利の得失に関係する文書には、併せて受領時刻を記入しなければならない。

3　第1項の規定にかかわらず、次に掲げる文書は、登録を省略することができる。

2　異例又は重要と認められる文書については、所管課長の判断により必要な場合は、副部長、部長、理事、副市長及び市長に写しを配布する。

2　担当職員は、事務の性質上その処理が長期にわたるとき又は速やかに処理することが困難なときは、上司と協議し、その指示を受けなければならない。

2　起案は、文書管理システムに必要な事項を登録し、電子文書として処理しなければならない。ただし、これにより難い場合は、回議書を用いて行うことができる。

3　前項の規定にかかわらず、次に掲げるもので施行を要しないものについてはこの限りでない。

2　法規文書は、各部の条例規則等制定審議会委員及び条例規則等制定審議会事務局の審査を受けなければならない。

2　所管課長は、前項の規定により理事及び関係部課長から再回付の要求があったときは、当該文書の施行前に再回付しなければならない。

2　前項の規定により起案文書の内容を変更した場合は、変更した理由を記載し、その合議及び決裁順序に従い、再度合議及び決裁を受けなければならない。

2　前項第1号の文書は、京田辺市、当該文書の種類及びその登録番号を付し、同項第2号の文書は、市名の首字及び所管課の課名の首字を連記して表示した記号並びに当該文書の登録番号を付した上、施行する。ただし、ほかに課名の首字が同一の課がある場合は、容易に区別することができる記号を付すものとする。

3　同一文書を同時に異なったあて先に発送する場合は、登録番号の後に枝番号を付して区分することができる。

4　第1項の規定にかかわらず、次に掲げるものについては、文書の登録を省略することができる。

2　公印を使用する場合は、京田辺市公印規程(昭和39年京田辺市規程第3号。以下「公印規程」という。)の定めるところにより、公印管理者の確認を受けなければならない。

2　文書の発送は、郵送とし、原則として料金後納の方法によるものとする。

3　発送しようとする文書は、各課で封入又は包装し、あて先、取扱い課名及び郵便番号を記入の上、文書管理担当課に提出しなければならない。

4　前条第1項ただし書の文書は、ファクシミリ若しくは電子メールによる送信又は電子掲示板に掲出する方法をもって発送に代えることができる。

5　前項の場合において、起案者は、当該文書をファクシミリ、電子メール又は電子掲示板により施行する旨を起案文書に明記しなければならない。

この訓令は、公布の日から施行する。

この規程は、公布の日から施行し、昭和55年8月4日から適用する。

この規程は、平成4年6月1日から施行する。

(施行期日)

1　この告示は、平成12年4月1日から施行する。

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

この訓令は、平成18年7月18日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際、この訓令による改正前の京田辺市文書取扱規程別記様式第5号による用紙で、現に残存するものは、所要の修正を加え、なお使用することができる。

この訓令は、平成21年1月1日から施行する。

この訓令は、平成23年6月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成24年3月10日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際現にこの訓令による改正前の京田辺市文書取扱規程第7条第2項第4号の規定により保存している総合行政ネットワーク文書の取扱いについては、なお従前の例による。

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

この訓令は、平成25年12月1日から施行する。ただし、平成26年3月31日までの間は、なお従前の例によることができる。

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

この訓令は、令和5年8月29日から施行する。

この訓令は、令和5年12月13日から施行する。