(趣旨)

第1条　京田辺市議会事務局(以下「事務局」という。)における文書の取扱いについては、別に定めがあるもののほか、この規程の定めるところによる。

(文書の作成)

第2条　文書は、京田辺市文書の左横書きの実施に関する規程(昭和35年京田辺市規程第1号)の定めるところにより、作成するものとする。

(文書の取扱い)

第3条　文書は、全て正確かつ迅速に取扱い常にその処理経過を明らかにし、事務能率の向上に役立つように処理しなければならない。

(文書の収受)

第4条　事務局に到達した文書は庶務係において収受する。

(電磁的記録の受信)

第5条　ファクシミリ及び電子メール通信網により文書を受信した場合は、その内容を出力し、紙に記録しなければならない。

(収受文書の登録及び配布)

第6条　収受した文書は、次に定めるとおり処理しなければならない。

(送料未払等の取扱い)

第7条　送料の未払又は不足の文書で官公署又は学校の発送にかかるもの及び局次長(局次長を置かない場合においては、担当課長。次条において同じ。)が必要と認めるものに限り、この料金を支払いこれを収受することができる。

(文書処理)

第8条　局次長は、文書の配布を受けたときは、直ちに局長に供覧しなければならない。ただし、定例又は軽易なものについては、この限りでない。

(起案)

第9条　全ての事案は、文書により決裁を得て処理しなければならない。

(回議)

第10条　回議は、係長、局次長補佐、担当課長、局次長、局長、議長の順によらなければならない。

(合議)

第11条　財務に関する事案は、局長に回議した後、その関係課に合議しなければならない。

(未決文書)

第12条　処理未済の文書のうち重要なものについては、起案者が不在の場合においても、処理経過が他の者にわかるようにしておかなければならない。

(廃案文書)

第13条　廃案文書は、欄外に「廃案」と朱書しなければならない。

(公印及び契印の押印)

第14条　施行文書は、全て公印を押印し、決裁を受けた起案文書と契印をもって割印しなければならない。ただし、軽易なものには、本文の手続を省略することができる。

(文書の発送)

第15条　発送する文書は、文書管理システムに処理事項を登録し、郵送又は送達の方法によって即日これを発送しなければならない。ただし、急を要しない文書については、翌日発送することができる。

(議会規程の公布等)

第16条　規程、告示及び訓令を公布しようとするときは、令達件名簿(別記様式第5号)に所要事項を記載しなければならない。

(公文の記号及び番号)

第17条　公文には次に定めるところにより、記号及び番号を付さなければならない。

(文書の保存)

第18条　完結した文書は、京田辺市文書整理保存規程(昭和48年京田辺市規程第6号)に準じ、編集して保存しなければならない。