2　保存種別の明らかでない文書は、所管課長(市長部局以外の事務部局の長を含む。以下同じ。)が文書管理担当課長と協議して定めるものとする。

3　保存期間の満了した文書であっても、その後引き続き保存する必要があると認められるものは、前項に準じて処理するものとする。

4　所管課長は、保存文書のうち次の各号に掲げるものについては、当該対象となった日以降に第1項に規定する保存期間の満了する日が到来した場合であっても、当該各号に定める期間を経過する日までの間、保存期間を延長するものとする。この場合において、一の号に該当する文書が他の号にも該当するときは、それぞれに定める期間を経過する日のいずれか遅い日までの間、保存するものとする。

2　簿冊類はその結了を、刊行物はその年の最終版のものをもって処理完結したものとみなす。

2　編さん簿冊は、厚さ10センチメートルを標準とする。ただし、紙数の多少により、分てつ・・・、合てつ・・・することができる。

3　添付書類、完結文書等で、その性質形状により、普通文書とともに編さんし難いものは、適当な方法により整理編さんし、文書にその旨を記載して保存することができる。

4　書庫において簿冊を保存するときは、年度及び保存年限ごとに分類し、文書保存箱を用いて保存するものとする。

5　前項の文書保存箱には、文書保存票(別記様式第2号)を貼り、保存する簿冊の年度、文書分類番号及び簿冊名並びに保存する書庫書棚番号を明らかにしておかなければならない。

2　所管課長は、第12条の規定により文書管理担当課長に電子文書以外の文書を引き継ぐときは、前条第1項の件名目録を用いて引き継ぐ文書の件名等を記載した文書引継目録を作成し、文書管理担当課長に提出しなければならない。

3　文書管理担当課長は、前2項の規定により提出された文書登録目録及び文書引継目録を文書分類番号ごとに整理し、一般の閲覧に供することができるよう備え置かなければならない。

2　文書管理担当課長は、書庫を管理する。

3　職員は、書庫の中を常に清潔にするよう留意し、一切の火気を使用してはならない。

2　保存文書の借覧期間は、貸出しの日から10日以内とする。ただし、借覧期間中であってもその職員が不在となるとき、又は文書管理担当課長の指示があったときは直ちに返却しなければならない。

3　保存文書は、市長の許可を受けなければ庁舎外に持ち出すことはできない。

4　保存文書の貸出しを受けた職員は、これを訂正し、他に転貸し、又は許可なく部外者に閲覧させ、若しくは謄写させてはならない。

2　文書管理担当課長は、前項の規定により提出のあった文書分類保存年限基準表を整理し、一般の閲覧に供することができるよう備え置かなければならない。

2　所管課長は、歴史公文書選別基準(別表)に照らして前項の意見を述べるものとする。

3　文書管理担当課長は、第1項の意見を踏まえ、同項の保存文書の内容を点検した上で、歴史公文書に該当するものにあっては引き続き保存の措置を、それ以外のものにあっては廃棄の措置を採るものとする。

2　歴史公文書は、情報公開条例第2条第2号に規定する公文書とする。

2　文書管理担当課長は、第18条の規定により廃棄の措置を採ることとした第1類に属する文書を廃棄するときは、当該文書の所管課に廃棄する旨を通知しなければならない。

3　この訓令による保存期間中であっても、保存の必要がなくなり、かつ、法定保存年限を経過した文書は、第1項の手続によって廃棄し、又は消去することができる。

4　前3項の規定により文書を廃棄し、又は消去するときは、第13条第1項の件名目録を用いて廃棄し、又は消去する文書(電子文書を含む。)の件名等を記載した文書廃棄目録を作成し、その写しを文書管理担当課長に提出しなければならない。ただし、これによりがたい場合は、その理由を明記した起案文書を文書管理担当課長に合議するものとする。

5　第1項から第3項までの規定により文書を廃棄し、又は消去する職員は、溶解、裁断、消去その他適切な方法で処分しなければならない。

この訓令は、公布の日から施行し、市長が定める日から適用する。

この訓令は、平成16年9月6日から施行する。

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

この訓令は、平成25年12月1日から施行する。ただし、平成26年3月31日までの間は、なお従前の例によることができる。

(施行期日)

1　この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の日前にこの訓令による改正前の京田辺市文書整理保存規程第3条第1項第1号の規定により定められた文書の保存期間は、この訓令による改正後の京田辺市文書整理保存規程第3条第1項第1号の規定により定められた文書の保存期間とみなす。

(京田辺市国民健康保険関係文書取扱規程の廃止)

3　京田辺市国民健康保険関係文書取扱規程(昭和36年京田辺市規程第4号)は、廃止する。

(京田辺市国民健康保険関係文書取扱規程の廃止に伴う経過措置)

4　この訓令の施行の日前にこの訓令による廃止前の京田辺市国民健康保険関係文書取扱規程第1条第1項の規定により定められた永年文書の保存期間は、この訓令による改正後の京田辺市文書整理保存規程第3条第1項第1号の規定により定められた文書の保存期間とみなす。

この訓令は、平成31年3月1日から施行する。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

この訓令は、令和5年8月29日から施行する。