○京田辺市保有個人情報等の管理に関する規程
令和7年2月12日
訓令第1号
京田辺市特定個人情報等の取扱いに関する管理規程(平成30年京田辺市訓令第7号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 管理体制(第3条―第8条)
第3章 教育研修(第9条)
第4章 職員の責務(第10条)
第5章 保有個人情報等の取扱い(第11条―第19条)
第6章 情報システムにおける安全の確保等(第20条―第34条)
第7章 電算室等の安全管理(第35条―第37条)
第8章 保有個人情報等の提供及び業務の委託等(第38条・第39条)
第9章 安全確保上の問題への対応(第40条・第41条)
第10章 監査及び点検の実施(第42条―第44条)
第11章 死者に関する情報(第45条)
第12章 雑則(第46条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)及び京田辺市個人情報保護条例(平成14年京田辺市条例第3号。以下「個人情報保護条例」という。)に基づき、本市の保有する個人情報、個人番号及び特定個人情報(以下「保有個人情報等」という。)の適切な管理について、必要な事項を定めるものとする。
(1) 情報システム コンピュータ、ネットワーク(コンピュータ等を相互に接続するための通信網及びその構成機器(ハードウェア及びソフトウェア)をいう。)及び電磁的記録媒体で構成され、情報処理を行う仕組みをいう。
(2) 情報システム管理者 京田辺市情報セキュリティに関する規程(平成26年京田辺市訓令第10号。以下「情報セキュリティ規程」という。)第7条第5号に規定する情報システム管理者をいう。
第2章 管理体制
(総括保護管理者)
第3条 総括保護管理者を1人置くこととし、副市長をもって充てる。
2 総括保護管理者は、市長を補佐し、市における保有個人情報等の管理に関する事務を総括する任に当たる。
(保護管理者)
第4条 保有個人情報等を取り扱う課等に、保護管理者を1人置くこととし、当該課等の長をもって充てる。
2 保護管理者は、各課等における保有個人情報等を適切に管理する任に当たる。
(保護担当者)
第5条 保有個人情報等を取り扱う課等に、保護担当者を1人又は複数人置くこととし、当該保有個人情報等を取り扱う係等の長をもって充てる。
2 保護担当者は、保護管理者を補佐し、各課等における保有個人情報等の管理に関する事務を担当する。
(事務取扱担当者)
第6条 保護管理者は、各課等において個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)を取り扱う職員(以下「事務取扱担当者」という。)を指名し、その利用目的を達成するために必要最小限の範囲において特定個人情報等を取り扱わせるものとする。
(監査責任者)
第7条 監査責任者を1人置くこととし、個人情報保護担当部の長をもって充てる。
2 監査責任者は、保有個人情報等の管理状況について監査する任に当たる。
(保有個人情報等の適切な管理のための会議)
第8条 総括保護管理者は、保有個人情報等の管理に係る重要事項の決定、連絡、調整等を行う必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする会議を開催することができる。
第3章 教育研修
第9条 総括保護管理者は、保有個人情報等の取扱いに従事する職員(派遣労働者を含む。以下同じ。)に対し、保有個人情報等の取扱いについて理解を深め、保有個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行うものとする。
2 総括保護管理者は、保有個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、保有個人情報等の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行うものとする。
3 総括保護管理者は、保護管理者及び保護担当者に対し、各課等における保有個人情報等の適切な管理のために、必要な教育研修を行うものとする。
4 総括保護管理者は、事務取扱担当者のうち特定個人情報ファイルを取り扱う事務に従事する者に対し、番号法第29条の2に規定するサイバーセキュリティの確保に関する事項その他の事項に関して必要な教育研修を行うものとする。
5 保護管理者は、当該課等の職員に対し、保有個人情報等の適切な管理のために、総括保護管理者が実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずるものとする。
6 総括保護管理者は、教育研修を行うに当たり、研修計画を策定し、研修計画に基づき教育研修を実施するものとする。
第4章 職員の責務
第10条 職員は、個人情報保護法、番号法及び個人情報保護条例の趣旨にのっとり、関連する法令等の定め並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、保有個人情報等を取り扱わなければならない。
第5章 保有個人情報等の取扱い
(アクセス制限)
第11条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等にアクセスする権限を有する職員の範囲と権限の内容を、当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限るものとする。
2 アクセス権限を有しない職員は、保有個人情報等にアクセスしてはならない。
3 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報等にアクセスしてはならず、アクセスは必要最小限としなければならない。
(複製等の制限)
第12条 職員は、業務上の目的で保有個人情報等を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、保護管理者の指示に従うものとする。
(1) 保有個人情報等の複製
(2) 保有個人情報等の送信
(3) 保有個人情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
(4) その他保有個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第13条 職員は、保有個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行うものとする。
(媒体の管理等)
第14条 職員は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫等への保管、施錠等を行うものとする。
2 保有個人情報等が記録されている媒体を外部へ送付し、又は持ち出す場合には、原則として、パスワード、ICカード、生体情報等(以下「パスワード等」という。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずるものとする。
(誤送付等の防止)
第15条 職員は、保有個人情報等を含む電磁的記録又は媒体の誤送信、誤送付、誤交付又はウェブサイト等への誤掲載を防止するため、個別の事務又は事業において取り扱う保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じ、複数の職員による確認やチェックリストの活用等の必要な措置を講ずるものとする。
(廃棄等)
第16条 職員は、保有個人情報等又は保有個人情報等が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該保有個人情報等の削除又は当該媒体の廃棄を行うものとする。
(取扱状況の記録)
第17条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じ、台帳等を整備し、当該保有個人情報等の利用、保管等の取扱いの状況について記録するものとする。
2 保護管理者は、保有個人情報等が特定個人情報等であるときは、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備して、当該特定個人情報等の利用、保管等の取扱状況について記録するものとする。
(外的環境の把握)
第18条 保護管理者は、保有個人情報等が外国において取り扱われる場合、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、保有個人情報等の安全管理のために必要かつ適切な措置を講ずるものとする。
(特定個人情報等の利用等の制限)
第19条 保護管理者は、事務取扱担当者の特定個人情報等の利用について、番号法があらかじめ定めた事務に限るものとする。
2 事務取扱担当者は、個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。
3 事務取扱担当者は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
4 事務取扱担当者は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報を収集し、又は保管してはならない。
5 保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域を明確にし、事務取扱担当者以外の職員及び外部からの来庁者による漏えい等の発生を防止するための設備等を設置するものとする。
第6章 情報システムにおける安全の確保等
(情報システム管理者との連携)
第20条 保護管理者は、保有個人情報等を情報システムで取り扱う場合には、情報セキュリティ規程に従うとともに、情報システム管理者と連携して本章及び次章に定める措置を講ずるものとする。
(アクセス制御)
第21条 情報システム管理者は、保護管理者の依頼に基づき、保有個人情報等(情報システムで取り扱うものに限る。第32条を除き、以下この章において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、認証機能を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずるものとする。
2 情報システム管理者は、前項の措置を講ずる場合には、パスワード等の管理に関する定めの整備(定期又は随時の見直しを含む。)、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずるものとする。
(アクセス状況の記録等)
第22条 情報システム管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、アクセス記録を定期又は随時に分析するために必要な措置を講ずるものとする。
2 情報システム管理者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な削除の防止のために必要な措置を講ずるものとする。
(管理者権限の設定)
第23条 情報システム管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された場合の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずるものとする。
(外部からの不正アクセスの防止)
第24条 情報システム管理者は、保有個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずるものとする。
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第25条 情報システム管理者は、不正プログラムによる保有個人情報等の漏えい等の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講ずるものとする。
(情報システムにおける保有個人情報等の処理)
第26条 職員は、保有個人情報等について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去しなければならない。この場合において、保護管理者は、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、随時、消去等の実施状況を重点的に確認するものとする。
(暗号化)
第27条 情報システム管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その暗号化のために必要な措置を講ずるものとする。
(情報システム端末等への接続制限)
第28条 情報システム管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等の漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずるものとする。
(端末の限定)
第29条 情報システム管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずるものとする。
(端末の盗難防止等)
第30条 保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講じなければならない。
2 職員は、保護管理者及び情報システム管理者が必要と認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第31条 職員は、端末の使用に当たっては、保有個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムのログオフを徹底する等の必要な措置を講ずるものとする。
(入力情報の照合等)
第32条 職員は、情報システムで取り扱う保有個人情報等の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報等の内容の確認、既存の保有個人情報等との照合等を行わなければならない。
(バックアップの作成等)
第33条 情報システム管理者は、保有個人情報等の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずるものとする。
(情報システムの設計書等の管理)
第34条 保護管理者及び情報システム管理者は、保有個人情報等に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等に関し必要な措置を講ずるものとする。
第7章 電算室等の安全管理
(電算室の入退管理)
第35条 情報システム管理者は、保有個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「電算室」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退室の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持出しの制限又は検査等の措置を講ずるものとする。
2 情報システム管理者は、必要があると認めるときは、電算室の出入口の特定化による入退の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずるものとする。
3 情報システム管理者は、電算室の入退室の管理について、必要があると認めるときは、立入りに係る認証機能の設定、パスワード等の管理に関する定めの整備(定期又は随時の見直しを含む。)、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずるものとする。
(電算室の管理)
第36条 情報システム管理者は、外部からの不正な侵入に備え、電算室に施錠装置、警報装置又は監視設備の設置等の措置を講ずるものとする。
2 情報システム管理者は、災害等に備え、電算室に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずるものとする。
(保管施設の管理等)
第37条 保護管理者は、電算室のほか、保有個人情報等を記録する媒体を保管するための施設を設ける場合は、前2条に準じた措置を講じなければならない。
第8章 保有個人情報等の提供及び業務の委託等
(保有個人情報等の提供)
第38条 保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第3号及び第4号の規定に基づき行政機関等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、個人情報保護法第70条の規定に基づき、原則として、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について提供先との間で書面(電磁的記録を含む。)を取り交わすものとする。
2 保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第3号及び第4号の規定に基づき行政機関等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、個人情報保護法第70条の規定に基づき、安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査等を行い、措置状況を確認してその結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずるものとする。
3 保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第3号の規定に基づき他の行政機関等に保有個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、個人情報保護法第70条の規定に基づき、前2項に規定する措置を講ずるものとする。
4 職員は、番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報等を提供してはならない。
(業務の委託等)
第39条 保護管理者は、保有個人情報等の取扱いに係る業務の全部又は一部を外部に委託する場合には、保有個人情報等の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずるとともに、委託先と締結する契約書に次に掲げる事項を明記し、委託先における責任者の管理体制、業務従事者の業務実施体制及び保有個人情報等の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認するものとする。
(1) 個人情報に関する秘密保持、利用目的以外の目的のための利用の禁止等の義務
(2) 再委託(再委託先が委託先の子会社(会社法(平成17年法律第86号)第2条第3号に規定する子会社をいう。)である場合を含む。以下この項及び第5項において同じ。)の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(3) 個人情報の複製等の制限に関する事項
(4) 個人情報の安全管理措置に関する事項
(5) 個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(6) 委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
(7) 法令及び契約に違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
(8) 契約内容の遵守状況についての定期的報告に関する事項及び委託先における委託された個人情報の取扱状況を把握するための監査等に関する事項(再委託先の監査等に関する事項を含む。)
2 保護管理者は、特定個人情報等の取扱いに係る業務の全部又は一部を外部に委託する場合には、委託先において番号法の規定により本市が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認するものとする。
3 保護管理者は、保有個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、取扱いを委託する個人情報等の範囲は、委託する業務内容に照らして必要最小限でなければならない。
4 保護管理者は、保有個人情報等の取扱いに係る業務の全部又は一部を外部に委託する場合には、委託する業務に係る保有個人情報等の秘匿性等その内容やその量等に応じて、作業の管理体制、実施体制及び委託先における個人情報の管理の状況について、年1回以上の定期的検査等により確認するものとする。
6 保護管理者は、保有個人情報等の取扱いに係る業務を派遣労働者に行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務その他の保有個人情報等の取扱いに関する事項を明記するものとする。
7 保有個人情報等を提供し、又は業務委託する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、委託する業務の内容、保有個人情報等の秘匿性等その内容などを考慮し、必要に応じ、特定の個人を識別することができる記載の全部又は一部を削除し、又は別の記号等に置き換える等の措置を講ずるものとする。
第9章 安全確保上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止措置)
第40条 職員は、漏えい等の事案(以下「事案」という。)の発生又は兆候を把握した場合、この訓令その他関連規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合、安全確保上で問題となる事案の発生を知った場合等には、速やかに当該事案に係る保有個人情報等を管理する保護管理者に報告しなければならない。
2 前項の規定により報告を受けた保護管理者は、漏えい等の被害の拡大防止、復旧等のために必要な措置を速やかに講ずるとともに、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括保護管理者に報告しなければならない。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等を報告しなければならない。
3 前項の規定により報告を受けた総括保護管理者は、事案の内容等に応じて、速やかに市長に当該事案の内容、経緯、被害状況等を報告しなければならない。
4 保護管理者は、第1項の規定による報告を受けた場合には、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講じなければならない。
(公表等)
第41条 総括保護管理者は、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る本人への対応等の措置を講ずるものとする。
第10章 監査及び点検の実施
(監査)
第42条 監査責任者は、保有個人情報等の管理の状況について、定期又は随時に監査(外部監査を含む。)を行い、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。
(点検)
第43条 保護管理者及び情報システム管理者は、自らが管理責任を有する保有個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期又は随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。
(評価及び見直し)
第44条 総括保護管理者、保護管理者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、保有個人情報等の適切な管理のための措置について実効性等の観点から評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。
第11章 死者に関する情報
(死者に関する情報の管理)
第45条 死者に関する情報の管理については、保有個人情報等の例による。
第12章 雑則
(委任)
第46条 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、市長が別に定める。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、令和7年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の日前までに、改正前の京田辺市特定個人情報等の取扱いに関する管理規程によりなされた手続その他の行為は、この訓令の相当規定によりなされた手続その他の行為とみなす。