(趣旨)

第1条　京田辺市上下水道部(以下「上下水道部」という。)における文書の取扱いについては、別に定めがあるもののほかこの規程の定めるところによる。

(文書の作成)

第2条　文書は、京田辺市文書の左横書きの実施に関する規程(昭和35年京田辺市規程第1号)の定めるところにより、作成するものとする。

(文書の取扱い)

第3条　文書は、全て正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務能率の向上に役立つように処理しなければならない。

(収受)

第4条　上下水道部に到達した文書、金券、物品等は経営管理室において収受する。

(電磁的記録の受発信)

第4条の2　京田辺市文書取扱規程(昭和48年京田辺市規程第4号)第7条第1項、第31条第1項並びに第32条第4項及び第5項の規定は、上下水道部において電磁的記録を受信及び発信する場合について準用する。

(配布)

第5条　収受した文書、金券、物品等は次に定めるところにより処理しなければならない。

(収受文書の返還等)

第6条　収受した文書又は金品で上下水道部の所管に属しないものは、経営管理室において返還又は転送の手続をとるものとする。

(送料未払等の取扱い)

第7条　送料の未払若しくは不足の文書又は金品で官公署又は学校の発送にかかるもの及び経営管理室長が必要と認めるものに限り、この料金を支払いこれを収受することができる。

(文書処理)

第8条　所管の課長(室にあっては、担当課長。以下同じ。)(以下「所管課長」という。)は、文書の配布を受けたときは、文書の余白に受付印(別記様式第3号)を押し、文書管理システム(電子計算機を利用して文書の収受、起案、決裁、保管、廃棄等の事務処理及び文書に係る情報の総合的な管理等を行う情報処理システムをいう。以下同じ。)に所要事項を登録し、その文書に番号を記入の上、直ちに部長に供覧しなければならない。ただし、軽易な文書については、本文の手続を省略することができる。

(起案)

第9条　全ての事案は、文書により決裁を得て処理しなければならない。

(回議)

第10条　回議は、係長、課長補佐、課長、室長、副部長、部長、管理者の順序によらなければならない。

(合議)

第11条　他の室・課の主管事務に関係のある事案は部長に回議した後、その関係課長に合議しなければならない。

(廃案等の場合の処理)

第12条　起案文書が廃案となったとき又は内容が修正されたときは、合議した関係課長にその旨を通知しなければならない。

(未決文書)

第13条　処理未済の文書のうち重要なものについては、起案者が不在の場合においても、処理経過が他の者にわかるようにしておかなければならない。

(廃案文書)

第14条　廃案文書は、欄外に「廃案」と朱書しなければならない。

(浄書)

第15条　決裁を受けた起案文書で浄書を必要とするものは、所管の室・課において浄書を行い、浄書が終わった文書は、起案文書と校合し、校合者は、原議に押印しなければならない。

(公印及び契印の押印)

第16条　施行する文書には公印を押し、決裁を受けた起案文書と契印をもって割印しなければならない。ただし、軽易なものには、本文の手続を省略することができる。

(文書の発送)

第17条　発送する文書は、文書管理システムに処理事項を登録し、経営管理室に回付しなければならない。

(管理規程の公布等)

第18条　管理規程、告示及び訓令を公布し、又は公表しようとするときは、経営管理室において令達件名簿(別記様式第5号)に所要事項を記載しなければならない。

(公文の記号及び番号)

第19条　公文には次の各号に定めるところにより、記号及び番号を付さなければならない。

(文書の編集及び保存)

第20条　完結した文書は、編集して保存しなければならない。

(文書の保存期間)

第21条　完結した文書の保存期間は、次に定めるとおりとする。