(趣旨)

第1条　この訓令は、データの厳重な管理を確保するため、京田辺市における戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において「戸籍情報システム」とは、コンピュータ室に設置した戸籍専用コンピュータと戸籍担当課に設置した端末機により、現在戸籍、除かれた戸籍(以下「除籍」という。)、附票及び人口動態調査票等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。

(処理の基本方針)

第3条　戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護しなければならない。

(データ保護管理者の設置)

第4条　戸籍情報システムの適正な運用及びデータ保護について統括管理を図るため、データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、戸籍担当課長をもって充てる。

(保護管理者の職務)

第5条　保護管理者は、データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、データが的確に管理されるよう努めなければならない。

(端末機取扱責任者)

第6条　保護管理者は、端末機の適正な管理のため、端末機取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、戸籍担当係長を充てる。

(データ保護)

第7条　保護管理者は、データの漏えい、滅失及び棄損等の防止のため、次の各号に定める措置を講じなければならない。

(磁気ディスク等の管理)

第8条　保護管理者は、磁気ディスク等を次の各号に定めるところにより適正に管理しなければならない。

(出力帳票の管理)

第9条　保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票を次の各号に定めるところにより適正に管理しなければならない。

(ドキュメントの管理)

第10条　取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。

(パスワードの管理)

第11条　保護管理者は、戸籍情報システムを取り扱うことができる職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。

(取扱状況の把握)

第12条　保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。

(端末機の操作)

第13条　端末機は、取扱職員でなければ使用することができない。

(機器及びソフト等の保管)

第14条　保護管理者は、データの適正な管理を図るため、別表のとおり戸籍情報システムに係わる機器及びソフト等を管理しなければならない。

(データの重要性等についての研修の実施)

第15条　保護管理者は、データの重要性及び機密保持並びに個人情報保護に関する意識の高揚とシステム安全対策の推進を図るため、取扱職員に対して年一回以上の教育及び訓練計画を策定し、これを実施しなければならない。ただし、新任の取扱職員については、着任後速やかに実施するものとする。

(データ保護会議)

第16条　データ保護の適切な管理を推進するため、データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。