○京田辺市戸籍情報システムに係るデータ保護管理規程
平成14年12月10日
訓令第17号
(趣旨)
第1条 この訓令は、戸籍データの厳重な管理を確保するため、京田辺市における戸籍情報システムに係る戸籍データの保護及び管理について必要な事項を定めるものとする。
(1) 戸籍情報システム クラウドサービス上の仮想環境に設置した戸籍サーバと戸籍担当課に設置した端末機により、現在戸籍、除かれた戸籍、附票、人口動態調査票等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。
(2) 戸籍データ 戸籍情報システムで取り扱う入出力データをいう。
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
(4) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作説明書その他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(5) 取扱職員 戸籍情報システムを取り扱うことができる職員をいう。
(6) 戸籍情報システム事業者 戸籍情報システムの保守及び管理を行う事業者をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護しなければならない。
(戸籍データ保護管理者の設置)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用及び戸籍データ保護について統括管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、戸籍担当課長をもって充てる。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データが的確に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。
3 保護管理者は、事故が発生したときは、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、市長に報告しなければならない。
(端末機取扱責任者)
第6条 保護管理者は、端末機の適正な管理のため、端末機取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、戸籍担当係長をもって充てる。
(戸籍データ保護)
第7条 保護管理者は、戸籍データの漏えい、滅失、棄損等の防止のため、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 戸籍情報システムの処理が可能な端末機を、来庁者が内容を読み取ることができない位置及び角度に配置すること。
(2) 出力された戸籍データは、不要となった時点で、速やかに焼却、裁断等により復元できない方法によって処分すること。
(3) 戸籍データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供しないこと。
(磁気ディスク等の管理)
第8条 保護管理者は、磁気ディスク等を次に掲げる方法により適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ、持ち運びができない用具に保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。
(2) 磁気ディスク等の受払いが発生する場合には、その都度許可申請の文書を徴すること。
(3) 磁気ディスク等を破棄するときは、記録内容を消去した上で、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(4) 必要に応じて、認証取得の継続性を戸籍情報システム事業者に確認すること。
2 戸籍情報システム事業者は、磁気ディスク等を次に掲げる方法より適正に管理しなければならない。
(1) 外部認証のPCIDSSを取得しているデータセンターで提供されるクラウドサービスを利用することにより、適切に磁気ディスク等を管理し、及び戸籍データの漏えいを防止すること。
(2) 定期的に認証取得状況を確認すること。
(出力帳票の管理)
第9条 保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票を、施錠ができ、持ち運びができない用具に保管する等適正に管理しなければならない。
(ドキュメントの管理)
第10条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は廃棄を行うときには、保護管理者の許可を受けなければならない。
(戸籍サーバ及び戸籍データのアクセス管理)
第11条 保護管理者は、戸籍サーバ及び戸籍データにアクセスするため、業務処理範囲に限定した権限の範囲のID及びパスワード(以下「ID及びパスワード」という。)を設定し、付与しなければならない。
2 戸籍情報システム事業者は、権限を有する者以外のものが戸籍サーバ及び戸籍データを利用しないようにしなければならない。
3 保護管理者は、戸籍サーバ及び戸籍データの利用に関する履歴を常時記録し、必要に応じて戸籍情報システム事業者に対し、利用状況を確認しなければならない。
4 保護管理者及び戸籍情報システム事業者は、緊急時には、即時に連絡を取り合い、対応を協議する体制を設けなければならない。
(ID及びパスワードの管理及びアクセス権限の漏えい防止措置)
第12条 保護管理者は、ID及びパスワードの設定、更新、発行、保管等の運用に関する事項を定め、ID及びパスワードを厳重に管理しなければならない。
2 保護管理者は、ID及びパスワードを取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
3 取扱職員は、ID及びパスワードを定められた業務の目的を超えて使用してはならない。
4 取扱職員は、当該取扱職員のID及びパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。
5 保護管理者は、戸籍情報システム事業者の戸籍データへのアクセスについて、緊急時の保守作業においてのみ許可し、ID及びパスワードを付与しなければならない。
6 戸籍情報システム事業者は、ID及びパスワードを戸籍情報システム事業者における正当権限者以外のものに漏らしてはならない。
(取扱状況の把握)
第13条 保護管理者は、取扱責任者に次に掲げる事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しなければならない。
(1) 戸籍情報システムの使用状況
(2) 端末機の管理状況
(3) 戸籍データの取扱状況
(4) 戸籍事務室の管理状況
(5) その他戸籍情報システムの運用に関すること。
2 保護管理者は、戸籍情報システム事業者に対し、必要に応じて戸籍サーバ又は戸籍データの使用状況を確認し、取扱状況を把握しなければならない。
(端末機の操作)
第14条 端末機は、取扱職員でなければ使用することができない。
2 取扱職員は、端末機の操作を戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に行ってはならない。
3 取扱職員は、戸籍データを戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に検索してはならない。
(機器、ソフト等の保管)
第15条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、戸籍情報システムに係る機器、ソフト等を管理しなければならない。
(戸籍データの重要性等についての研修の実施)
第16条 保護管理者は、戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚並びに戸籍情報システムの安全対策の推進を図るため、取扱職員に対して年1回以上の教育及び訓練計画を策定し、これを実施しなければならない。ただし、新任の取扱職員については、着任後速やかに実施するものとする。
(戸籍データ保護会議)
第17条 戸籍データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は、保護管理者が必要に応じて、戸籍データ保護に係る事務について開催するものとする。
3 会議は、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。
4 会議の庶務は、戸籍担当係において処理する。
(委任)
第18条 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、市長が別に定める。
附則
この訓令は、戸籍法及び住民基本台帳法の一部を改正する法律(平成6年法律第67号)に基づいた戸籍事務のコンピュータ化について法務大臣の指定を受けた日から施行する。
附則(令和6年3月29日訓令第6号)
この訓令は、令和6年3月29日から施行する。